Переход на главную страницу  [ Новости ]  [ События ]  [ Статьи ]  [ О проекте ]  [ Наши координаты ]  [ В начало ] 

Рассылки Subscribe.Ru:

Услуги организации:

Услуги:

Статьи, тезисы, доклады / Как организовать успешную конференцию

Как организовать успешную конференцию
// 26.09.2007

Начинаем подготовку

Как правило, компания берется за организацию делового мероприятия, когда, во-первых, появляется актуальная проблема, волнующая ее целевую группу, и, во-вторых, эта целевая аудитория сконцентрирована и достижима (то есть компания обладает необходимой базой данных).

В самом широком смысле конференция представляет собой микс из четырех составляющих:

  • информации о состоянии отрасли (аналитики, прогнозов на будущее, законотворческих инициатив);
  • возможностей для контактов с коллегами, экспертами, представителями властных структур, потенциальными клиентами, поставщиками и партнерами;
  • практического опыта компаний;
  • материалов конференции (сборника докладов, аналитических отчетов, тематических изданий, списка участников).

Процесс подготовки крупного отраслевого мероприятия занимает от четырех месяцев до года. Структурно в нем можно выделить несколько ключевых этапов, на каждом из которых организатора могут поджидать подводные камни:

  1. Определение тематики будущего проекта и его целевой аудитории.
  2. Детальная разработка программы, приглашение спикеров.
  3. Продвижение конференции через различные каналы — СМИ, продажи.
  4. Организация (выбор площадки, обеспечение питанием, оборудование).
  5. После конференции — информационная поддержка делегатов, публикации о событии.

Важнейшую роль играет определение темы будущего мероприятия. Если ошибиться на этом этапе, вся дальнейшая блестящая организация и талантливые менеджеры по продажам не сделают конференцию значимым событием, собравшим ключевых игроков отрасли.

Выбирая тему, протестируйте ее по нескольким параметрам. Поставьте галочку, если ваш ответ «Да»:

  • У вас есть база контактов вашей целевой аудитории?
  • Мероприятия подобной тематики уже имели успех в вашей компании, в конкурирующей компании или за рубежом?
  • Вы получили позитивную оценку темы от нескольких внешних экспертов отрасли?
  • Вы получили позитивную оценку потенциальных участников конференции?
  • В этот период нет серьезной конкуренции среди мероприятий подобной тематики?
  • В ходе опроса вы нашли людей, желающих выступить и соответствующих по своей квалификации уровню конференции?

Чем больше положительных ответов, тем больше шансов реализовать успешный проект.

Тема конференции должна быть многогранной, затрагивать интересы всех участников рынка, а событие — состояться в «правильное» время. Самый удачный период для проведения мероприятия — это время внесения изменений в законодательство и государственную политику в определенном секторе экономики. Так, кардинальные изменения в 4-ой части Гражданского Кодекса РФ в этом году способствовали успеху конференций «Защита авторских и смежных прав: актуальные вопросы» и «Защита товарного знака» из цикла «Интеллектуальная собственность».

На первоначальном этапе записывайте все самые дикие и неожиданные идеи, не раздумывая. Группируйте их вокруг центральной идеи: кто знает, может быть именно одна из них станет изюминкой вашего проекта и выделит его из десятков других профессиональных мероприятий?

Контент и «звездные» спикеры — ключ к успеху

Очевидно, что в приглашении спикеров большую роль играет известность компании, которую они представляют, должность и опыт, которым они могут поделиться. Что касается содержания доклада, то идеальной, с точки зрения его восприятия, является такая структура: освещение общей ситуации в отрасли — 25%, кейсы — 50%, обсуждение затронутых тем — 25%.

Если вы когда-либо принимали участие в конференциях, вы знаете, какая самая распространенная жалоба среди делегатов: «содержание доклада было откровенно рекламным, мало конкретных данных и цифр» ! Даже привлекая к выступлению топ-менеджера крупнейшей международной корпорации, есть опасность, что весь доклад сведется к рассказу о том, какая это хорошая и крупная компания. Задача руководителя проекта — донести до спикера, что он рассказывает не о себе, а о том, что интересно аудитории, иначе можно потерять интерес и доверие участников конференции.

Грамотная программа конференции строится по нескольким основным принципам:

  • от теории и общего видения к case studies;
  • строго по спланированному времени;
  • от макросектора к микросектору (или от проблемы отрасли к проблемам участников рынка);
  • от сценария к дебатам и дискуссиям.

Как продвигать конференцию?

Когда сформирован продукт, задача маркетолога — проинформировать о нем целевую группу. Конечно, идеально заручиться поддержкой общефедеральных СМИ. Однако при этом нужно помнить, что добиться такой поддержки бывает сложно, трудозатратно и дорого. Иногда гораздо проще достичь целевой аудитории за счет донесения информации о мероприятии через профессиональные отраслевые издания, которые наверняка читает ваш клиент.

С одной стороны, инструментарий для продвижения конференции достаточно скуден. Все ограничивается инструментами прямого маркетинга. С другой стороны, восприятие инструментов и отклик на различные методы постоянно эволюционируют. Думаю, на страницах журнала «Маркетинг Менеджмент» не раз говорилось об общемировой тенденции — персонализации продаж. Эта тенденция заставляет организатора постоянно инвестировать в базы данных, скрупулезно персонализировать информацию, мониторить отклики по всем каналам продвижения, а также вкладывать деньги в новые технологии — чтобы для продвижения использовать именно те источники, через которые ЦА привыкла получать информацию о тенденциях рынка.

Важна также грамотная комбинация всех источников. Отклик на продажи и продвижение зависит не только от плана продвижения и продаж, но и от органично выстроенной ценовой политики. Так, объявляя скидку в 25% за раннюю регистрацию, мы должны удостовериться, что за две недели до окончания указанного срока делегат получит эту информацию по всем источникам. Это позволит получить до 40% поступлений за 10 недель до начала мероприятия.

Один из самых эффективных способов привлечения делегатов бизнес-конференций — прямые продажи. Роль профессионального менеджера по продажам по телефону сложно переоценить при продвижении конференций. Мы в Infor-Media много вкладываем в обучение, мотивацию и удержание сотрудников, ведь рост опыта влияет на объемы продаж. Поэтому структура департамента у нас построена так, что менеджеры специализируются на определенных сегментах рынка: недвижимости, телекоммуникациях, логистике, финансах, маркетинге, налогах и праве, нефти и газе.

Все это обеспечивает хороший сервис, а для любой компании-организатора сервис — одно из важнейших конкурентных преимуществ.

Креативность в организации проекта

Топ-менеджеры и специалисты компаний устали от череды однотипных мероприятий, поэтому можно и нужно разнообразить формат вашего события за счет включения в расписание параллельных сессий, круглых столов, присуждения профессиональных премий, экскурсий. Например, интересным решением конференции «Работа управляющей компании на объекте коммерческой недвижимости» стало посещение московского торгово-делового центра «Новинский бульвар, 31». А на международной конференции GSM Russia была организована неформальная дискуссия представителей трех крупнейших российских операторов сотовой связи: «МТС», «МегаФона» и «Вымпелкома». Они сидели на сцене в креслах за журнальным столиком с букетом цветов, что создавало совершенно нетипичную для подобных мероприятий атмосферу и способствовало диалогу участников.

Очень важно организовать общение делегатов и спикеров. В программе конференции должно быть запланировано достаточное время для дискуссий, формального и неформального общения. Интересно, что предпочтения аудитории конференции меняются в зависимости от отрасли: так, финансистов и юристов прежде всего интересует контент мероприятия, актуальное содержание и практические кейсы, в то время как для специалистов телекоммуникационного рынка очень важны неформальная часть конференции, живое общение с коллегами по цеху во время кофе-пауз, фуршетов и дискуссий.

Стремление идти в ногу со временем заставляет включать новые опции в пакет делегата: так, недавно была введена в эксплуатацию система Expoconnection, позволяющая делегатам еще до конференции назначать и согласовывать время встреч с интересным собеседником. Мы ведь часто видим, как участники конференции здесь же заключают между собой сделку. В таких случаях делегатам можно предложить специальные переговорные комнаты.

Расширение возможностей, предоставляемых делегатам на конференции — вопрос профессионализма и изобретательности организаторов. Это может быть подборка и продажа книг по темам события, аналитические отчеты и тексты законов в папке делегата, CD, SMS-вопросы докладчикам и многие другие опции, соответствующие формату и статусу мероприятия.

Несмотря на то, что профессиональный конференционный бизнес зародился в нашей стране не более десяти лет назад, я оцениваю его будущее весьма и весьма позитивно. Сейчас объем рынка деловых мероприятий и конференций в России освоен не более чем на 15–20%, при этом рост количества событий, несомненно, будет сопровождаться повышением их качества и результативности.

Вход на ресурс

Регистрация Забыли пароль?

Узнай больше:

Расширенный поиск

Поиск событий и семинаров по условиям

Дата начала:

До:

Сервисы и услуги:



Copyright © 2004 Конференции
Электронная почта: info_conf@allconf.ru
Телефон: (095) 360-75-59

*  При использовании рекламных материалов или любой их части ссылка на сайт обязательна.